Wie eine Schlüsselausgabe in Unternehmen ablaufen sollte
In Unternehmen gibt es vielfältige Arten von Schlüsselübergaben: Die zwei wichtigsten Unterscheidungen sind die permanente Schlüsselübergabe an Mitarbeiter, die die Schlüssel für die Dauer ihres Arbeitsverhältnisses erhalten, und die temporäre Schlüsselübergabe, beispielsweise bei Schichtwechsel. Hinzu kommt die Schlüsselübergabe an Personen außerhalb des Unternehmens.
Das sind in den meisten Fällen Dienstleister wie Sicherheitsdienst oder Lieferanten. Sie benötigen die Schlüssel, um auch außerhalb der Öffnungs- beziehungsweise Arbeitszeiten eines Betriebs für ihre eigene Arbeit aufs Gelände zu gelangen.
Die wichtigste Basis jeder Schlüsselübergabe in einem Unternehmen ist Vertrauen: Vertrauen des Schlüssel-Besitzers, also der Unternehmensführung, gegenüber den Mitarbeitern oder Dienstleistern, denen die Schlüssel dauerhaft oder temporär anvertraut werden.
Doch wie in vielen Fällen, so reicht Vertrauen allein nicht aus – es sollte auch klare Abläufe und Protokolle für Schlüsselübergaben in Unternehmen geben. Wir geben dazu heute wichtige Tipps.
Schlüsselübergabe beim Onboarding neuer Mitarbeiter
Wenn neue Mitarbeiter ihren Job antreten, erhalten sie häufig diverse Schlüssel: Von Chipkarten, die den Zugang zum Haupteingang oder zur eigenen Büroetage ermöglichen, bis hin zu Schlüsseln für einzelne Räume und Bereiche eines Betriebes. Auch Schlüssel zu Ladengeschäften oder Fahrzeugen werden im Rahmen des sogenannten Onboardings neuer Mitarbeiter ausgehändigt.
Wichtig zu wissen: Auch wenn der Mitarbeiter in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis seinen Job antritt, so ist die Schlüsselübergabe immer nur ein Überlassen der Schlüsselgewalt auf Zeit. Der Besitzer, also das Unternehmen, hat jederzeit das Recht, den ausgehändigten Schlüssel zurückzufordern – der sogenannte Herausgabeanspruch.
Schlüsselübergabe bei Schichtwechsel
In vielen Firmen wird im Schichtsystem gearbeitet. Dabei wird auch die Schlüsselgewalt und damit die Verantwortung für den Zugang zum Gelände oder bestimmten Bereichen von Schicht zu Schicht an einzelne Mitarbeiter weitergegeben.
Wichtig ist in diesem Fall, dass für alle Beteiligten klar ist, wer zu welcher Zeit von wem welche Schlüssel übergeben bekommt – und welche Zuständigkeiten damit einher gehen.
Schlüsselübergabe an Dienstleister und andere Außenstehende
Ein besonders sensibles Feld ist die Übergabe von Firmenschlüsseln an Dritte, wie beispielsweise die Mitarbeiter eines Sicherheitsdienstes, der die Objektbewachung im Unternehmen durchführt. Bei diesen Übergaben sollte man ganz besonders penibel darauf achten, dass vermerkt ist, wer auf welche Weise im Fall eines Schlüsselverlustes haftet.
Das ist umso wichtiger, weil beispielsweise ein Sicherheitsdienst in der Regel möglichst sämtliche Schlüssel zu den verschiedenen Bereichen und Räumlichkeiten eines Gebäudes benötigt. Das ist schlicht und einfach eine Security-Frage: Wenn es in einem Bereich Probleme gibt, beispielsweise weil ein Feuer-Alarm ausgelöst wird, müssen die Sicherheitskräfte in der Lage sein, ohne Verzögerung in diesen Bereich zu gelangen.
Sicherheitsaspekte bei einer Schlüsselübergabe im Unternehmen
Schlüsselübergaben im betrieblichen Umfeld hängen immer mit diversen Sicherheitsaspekten zusammen. Denn wer einen Schlüssel besitzt, besitzt einen Zugang – und kann diesen im schlimmsten Fall missbrauchen. Mit dem Erhalt eines Schlüssels ist also eine hohe Verantwortung verbunden.
Denn bei Verlust, beispielsweise durch Verlieren aus Unachtsamkeit, entstehen oft hohe Kosten. Meist müssen dann nämlich im System mehrere Schlösser ausgetauscht werden und alle Betroffenen bekommen neue Schlüssel.
Entsprechend sensibel werden Schlüsselübergaben in den meisten Firmen gehandhabt.
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Protokollierung bei der Schlüsselübergabe in Unternehmen
Da die Schlüsselgewalt, also die Berechtigung eines Schlüsselinhabers, bestimmte Areale in einem Betrieb betreten und nutzen zu dürfen, mit großer Verantwortung und durchaus hohen Risiken verbunden ist, werden bei Schlüsselübergaben in der Regel Protokolle aufgesetzt.
Darin ist festgehalten, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt welchen Schlüssel erhalten hat. Das Übergabeprotokoll wird sowohl vom Mitarbeiter wie auch von Seiten des Unternehmens unterzeichnet. Im Protokoll ist zumeist auch vermerkt, wer bei Verlust oder Beschädigung eines Schlüssels zuständig für Kostenübernahme und Ersatz ist.
Wichtiger Tipp: Übergabeprotokolle sollte ein Unternehmen nicht nur bei klassischen Schlüsselübergaben erstellen, sondern auch bei der Weitergabe von Zugangscodes oder Chipkarten an Mitarbeiter oder Außenstehende wie einen Sicherheitsdienst. Denn nicht nur ein klassischer Schlüssel öffnet heutzutage in deutschen Unternehmen viele Türen, sondern eben zunehmend auch elektronische Varianten wie Chipkarten.
Formblatt als Standard-Variante bei der Schlüsselübergabe
In Unternehmen, in denen Schlüssel häufig die Hände wechseln und beispielsweise auch öfter Personen von außerhalb des Unternehmens die Schlüsselgewalt erhalten, werden oftmals standardisierte Formblätter für die Schlüsselübergabe eingesetzt.
Auch wenn es gerade für hippe Startups eher nach unnötiger Bürokratie klingt: Man sollte selbst in überschaubar großen Teams, in denen sich alle mit „Du“ ansprechen, beim Thema Protokollierung von Schlüsselübergaben keine Ausnahme machen.
Denn selbst bei wenigen im Umlauf befindlichen Schlüsseln zu den Büros oder dem Design Floor kann es schnell richtig haarig werden, sobald aufgrund unübersichtlicher Schlüsselübergaben ein Schlüssel nicht mehr auffindbar ist.
Um sich das zu ersparen, sind Übergabeprotokolle das A und O. Solche Formblätter gibt es auch als Download im Internet, man muss sie also nicht mal selbst entwickeln.
Modernes Schlüsselmanagement in Fuhrparks
Ein Bereich, in dem Schlüsselübergaben täglich zu hunderten vorkommen, sind Fuhrparks. Ob Logistikunternehmen oder Großkonzern mit jeder Menge Firmenwagen: Die Fahrzeuge aus der hauseigenen Flotte sind zumeist Leasing-Fahrzeuge. Daher sollte pfleglich mit ihnen umgegangen werden, und das fängt schon beim Schlüsselmanagement und den Schlüsselübergaben an.
Um die Schlüssel zu einer Vielzahl von Geräten und Fahrzeugen zu verwalten, kann man als Fuhrpark- oder Unternehmensbetreiber entweder auf eine manuelle Lösung setzen oder ein elektronisches Schlüsselmanagement einrichten. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile.
Modernes Schlüsselmanagement in Fuhrparks
Manuelles Schlüsselmanagement
Beim manuellen Management von Schlüsseln zu Einrichtungen oder Fahrzeugen ist wichtig, einen zentral Zuständigen zu benennen. Diese Person muss dann dafür sorgen, dass Abläufe entwickelt werden, die der Arbeit im Unternehmen und den verschiedenen Zugriffsbedürfnissen auf die Schlüssel gerecht werden.
Viele Firmen, die auf manuelles Schlüsselmanagement setzen, entwickeln eigene Prozesse, beispielsweise das Ein- und Austragen auf ausgedruckten Excel-Listen. Der große Nachteil: Solch ein System ist äußerst fehleranfällig und basiert stark auf dem Mitdenken der Einzelnen. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter mal einen Schlüssel nimmt, ohne sich dafür einzutragen, kann in der Folge die Panik groß sein.
Elektronisches Schlüsselmanagement
Dank einer Vielzahl an modernen Lösungen für elektronisches Schlüsselmanagement setzen viele Fuhrparkbetreiber heute auf diese Art der Schlüsselübergabe im Unternehmen.
Dabei sorgen digital verwaltete Schlüsselkästen, Schlüsselschränke oder spezielle Schlüsseltresore auch bei vielen täglichen Schlüsselübergaben für Ordnung und Sicherheit. Der Vorteil: Über das digitale System kann man schnell auf Veränderungen wie beispielsweise früher zurückkommende Fahrzeuge reagieren – und selbige zum Beispiel vorzeitig wieder rausgeben.
Das Thema Schlüsselübergabe sollte jedes Unternehmen mit einem hohen Risiko- und Sicherheitsbewusstsein angehen. Wir beraten Sie gern dazu, wie sich die Schlüsselübergaben in Ihrem Betrieb optimieren lassen.
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